Văn phòng ảo vẫn là sự chọn lựa tốt nhất cho các doanh nghiệp năm 2020?

Chúng ta đều biết rằng mô hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp công ty tiết kiệm cho mình một khoản đáng kể về chi phí thuê mặt bằng, phòng ốc, không gian làm việc. Bên cạnh đó, văn phòng ảo còn mang lại doanh nghiệp bạn, nhất là các doanh nghiệp startup, SME nhiều tiện ích khác nữa. Ở bài viết này, Công ty Office168 sẽ tổng hợp các tiện ích mà loại hình văn phòng ảo mang lại để bạn có thể chọn lựa cho mình những phương án hiệu quả cho việc phát triển kinh doanh của mình.

Khái niệm văn phòng ảo?

Định nghĩa của Wiki về văn phòng ảo là: “hình thức văn phòng cung cấp các dịch vụ tiện ích văn phòng mà không cần đến diện tích thực tế”. Thường thường dịch vụ này sẽ được cung cấp bởi một đơn vị về mặt bằng hoặc bất động sản.

Những tiện ích văn phòng mà văn phòng ảo cung cấp là gì? Là những tiện ích để xử lý vấn đề của tổ hợp dịch vụ văn phòng một công ty:

• Bộ phận tiếp tân, bưu phẩm

• Thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa điểm đăng ký kinh doanh…

• Những tiện ích đi kèm từ đơn vị cung cấp dịch vụ

Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp hoạt động ở giai đoạn đầu thường đối diện với nhiều chi phí và có nhiều rủi ro. Khi đầu tư một nơi làm việc bạn phải tốn rất nhiều khoản chi phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Những chi phí này tưởng chừng như nhỏ nhưng khi cộng tất cả lại sẽ thành mức phí khổng lồ. Những đơn vị hàng đầu hiện nay ở TPHCM như Công ty Office168,... đều cung cấp những tiện ích kể trên.

Đối với vấn đề này, thuê văn phòng ảo còn xử lý được hơn cả mong đợi, trước hết, công ty sẽ không phải đầu tư quá nhiều tiền bạc cho một nơi làm việc. Hơn nữa, địa chỉ kinh doanh của công ty còn được đặt tại những khu vực đắc địa, điều này giúp tăng khả năng tiếp xúc được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.

Thuận tiện cho việc kinh doanh

Một doanh nghiệp nhỏ muốn gây được dấu ấn với đối tác lớn ngay từ lần gặp mặt đầu tiên thì địa điểm văn phòng là một vấn đề đáng chú ý. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thì công ty đã có địa chỉ đáng tin cậy. Những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi cùng kinh doanh nơi làm việc và có địa thế đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được hưởng vị trí, cũng như những dịch vụ đi kèm của nó. Khi gặp đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng các phòng họp. Hơn nữa, đơn vị cho thuê văn phòng ảo ở khu vực trung tâm như công ty Office168 gần Thảo Cầm Viên sẽ gây ấn tượng Chỗ ngồi làm việc - Coworking space Office168 với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên. Chính vì thế, văn phòng ảo giúp nâng tầm hình ảnh cho công ty, nhất là những công ty giai đoạn đầu phát triển.

Với các công ty ở giai đoạn đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ tiết kiệm chi phí; mà còn làm quá trình đăng ký kinh doanh đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ công ty sẽ có địa chỉ đăng ký kinh doanh thuận lợi, chuyên nghiệp và hạn chế chi phí nữa. Nếu so sánh với mức chi phí bỏ ra để thuê mặt bằng mới hoàn toàn. Thêm nữa, khi lựa chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của Office168 - Đơn vị cho thuê văn phòng - tại địa chỉ Tòa nhà168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM trong thời hạn một năm; Office168 sẽ hỗ trợ bạn trong giai đoạn đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Thông tin liên lạc ổn định

Lợi ích tiếp theo mà chúng tôi muốn đề cập đến chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ thế nào nếu phải dành thời gian để tuyển dụng thêm nhân sự và chi phí để nhân sự sắp xếp các lịch hẹn, người phải luôn túc trực ở tiếp tân 24/24,…

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng công ty sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Công ty hoàn toàn có thể chủ động trong việc trao đổi với khách hàng và đối tác mà không mất nhiều thời gian.

Doanh nghiệp hợp pháp

Tại Việt Nam, loại hình văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được luật pháp công nhận. Khi công ty đăng ký giấy phép kinh doanh ở địa chỉ văn phòng ảo thì không hề phức tạp. Bởi vì, văn phòng ảo được coi là trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Vị trí đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với cơ quan chức năng và có người đại diện luật pháp. Do đó, việc chọn thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với luật pháp Việt Nam.

Văn phòng ảo thật sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp những gì mà một công ty hiện đại cần trong năm 2020. Chúng tôi hy vọng với những chia sẻ từ bài viết này, các bạn  sẽ có thêm nhiều kiến thức cần thiết cho sự chọn lựa trong năm 2020 này. Mến chúc các bạn sức khỏe, niềm vui và thành công.