Những lỗi nên chú ý khi thuê văn phòng làm việc

Thuê văn phòng làm việc đã không còn quá mới mẻ đối với doanh nghiệp trong và ngoài nước. Vì một số tiện ích nó mang đến như trang thiết bị, vị trí thuận lợi,… mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng thay vì mua hẳn quyền dùng ở chỗ đó. Do vậy mà các doanh nghiệp đã giảm thiểu được một phần kinh phí đáng kể. Thế nhưng trước khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc thì Văn phòng Office168 có địa chỉ tòa nhà Đại Thanh Bình số 911-913-915-917, Nguyễn Trãi, Phường 14, Quận 5, TP HCM khuyên các bạn nên biết đến những lỗi cần thiết phải lưu ý dưới đây.

Tiêu chuẩn thuê văn phòng làm việc không rõ ràng

Việc có một bộ tiêu chuẩn chi tiết được hình thành dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được các nảy sinh trong quá trình sử dụng. Đồng thời khả năng chi trả của mỗi công ty là có hạn, nên chúng ta cần xác định đâu là các tiêu chuẩn bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của công ty. Đâu là các tiêu chí xem xét, thế nhưng có thể bỏ qua. Chính vì vậy nếu có được những tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm kiếm được địa điểm làm việc phù hợp.

Mong muốn vượt quá khả năng chi trả

Có ý định vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” tìm kiếm văn phòng làm việc cho thuê khá phổ biến. Với nhiều năm kinh nghiệm trên địa bàn TP.HCM, đơn vị văn phòng ảo Office168 chia sẻ rằng, đối với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD/m2/tháng luôn thấy những văn phòng 14 -15 USD/m2/tháng là hợp lý hơn với họ. Bởi chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn những tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng thì ai cũng mong muốn tìm chỗ nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ…

Thế nhưng thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng làm việc cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng làm việc đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cao. Quan trọng nhất là mình mong muốn tiêu chuẩn nào là thứ nhất. Do vậy khi gặp tâm lý này dẫn tới hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng làm việc bị kéo dài, có khi lỡ việc của công ty.

Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) rất tốn kém. Chính vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng làm việc cần tính toán diện thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của công ty sau một năm. Nếu không những doanh nghiệp sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm kiếm nơi mới.

Không để ý thích đáng đến nhân viên

Theo đại diện từ Office168 building, khi thuê văn phòng làm việc mới, việc chú ý tới hình ảnh, kinh phí, sự tiện lợi cho đối tác là các tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Tuy nhiên nhiều công ty không có sự chú ý thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo nên thu nhập cho doanh nghiệp.

Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá địa điểm thuê, văn phòng làm việc

Có nhiều doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng làm việc và ra quyết định. Thường thì các doanh nghiệp giành 20-30 phút để xem nơi thuê, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thú thì chuyển Coworking space sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, thế nhưng tiềm ẩn rủi ro.

Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Trình tự đàm phán thuê văn phòng được một số tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê, chuyển tiền đặt trước giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt trước tương đương 02 tháng tiền thuê.

Một số thư mời thuê thường không quy định tất cả một số vấn đề liên quan tới kinh phí khách hàng phải trả. Do vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và các bạn hãy thương lượng tất cả vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt trước giữ chỗ tuy nhiên chưa thương lượng hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

Không đo lại diện tích thực tế

Diện tích mà những tòa nhà đưa ra chẳng phải bao giờ chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều nên làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng kinh phí một tháng không lớn thế nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch do vậy để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức mọi người nên đo lại chính vì vậy một lần nữa.

Tìm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Khách hàng tại văn phòng Office168 chia sẻ, nếu tìm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, mọi người sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và kinh phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng giúp đỡ không mất tiền việc bố trí mặt bằng, khái toán kinh phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng làm việc cụ thể.

Trên đây là 8 tiêu chí mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt tới các doanh nghiệp nhỏ, các công ty mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm những lỗi không cần thiết các bạn nên liên hệ để được tư vấn từ những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê nơi làm việc uy tín.